Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Jan-Felix Herbst
Avenida Aracena 1
21209, Puerto Gil
Spanien

E-Mail: system@felex.ai
Web: felex.ai

Ich betreibe die Software-Plattform Felex.ai , eine Legal-Tech-SaaS-Lösung für aller Art Verfahren von der außergerichtlichen Schuldenbereinigung nach § 305 InsO über Mahnwesen bis hin zur DSGVO und mehr..

2. Datenschutzbeauftragter

Der Datenschutzbeauftragte von Felex.ai ist:

Jan-Felix Herbst, Rechtsgrundlage: Art. 13 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3. Verwendung von Nutzerdaten

Felex.ai ermöglicht die Anmeldung über Google OAuth 2.0 und erfüllt alle Vorgaben des Google OAuth-Verifizierungsprozesses. Alle durch Felex.ai bereitgestellten Integrationen erfolgen unter strenger Einhaltung geltender Datenschutzbestimmungen.

Es werden nur Daten erhoben welche für die Nutzung gewünschter FELEX.:AI Funktionen und für die Sicherheit im laufenden Betrieb erforderlich sind.

Dazu zählen Google-Profilbild, Name, E-Mail-Adresse und auf Handeln des Nutzers hin eingeholte Daten verbundener Integrationen.

Verwendungszweck

Die über Google übermittelten Daten werden ausschließlich genutzt für:

• Authentifizierung und Zugangssteuerung zur Felex.ai -Plattform
• Erstellung und Verwaltung des Nutzerkontos
• Versand plattformbezogener Benachrichtigungen

Einschränkung der Verwendung (Limited Use)

Die Nutzung von Informationen aus Google APIs beschränkt sich auf die Bereitstellung und Verbesserung der nutzerseitigen Funktionen von Felex.ai . Eine Verwendung für Werbezwecke, Datenhandel, KI-Training, Kreditwürdigkeitsprüfung oder sonstige Zwecke außerhalb des Anwendungsbetriebs findet nicht statt. Felex.ai hält die Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited Use Requirements in allen Ehren.

Weitergabe und Schutz

Google-Nutzerdaten werden nicht an Dritte verkauft. Die Datenbankinfrastruktur wird eigenständig auf einem von mir persönlich betriebenen Netzwerk bereitgestellt – Ausser mir (Jan-Felix Herbst) hat niemand Zugriff auf sensible Management-Schnittstellen, ebenso wird kein Blick in Ihre Kanzleidaten geworfen, sofern Sie dies nicht speziell und unter Einhaltung aller gesetzlich erforderlichen Bestimmungen in Auftrag geben. Alle Google-Nutzerdaten werden verschlüsselt übertragen (TLS 1.3) und verschlüsselt gespeichert (AES-256). Nach Kontolöschung erfolgt die vollständige Datenlöschung innerhalb von 30 Tagen automatisch sofern dies nicht im Einzelfall anders vorgesehen wird.

4. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Felex.ai erhebt personenbezogene Daten nur im Rahmen der Nutzung von Felex.ai . Dies umfasst Daten, die bei der Registrierung, Anmeldung und Nutzung der Plattform angegeben werden (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Kanzleidaten).

Folgendes wird optional und nur falls gewünscht verarbeitet:

• Kontodaten – Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Nutzerrolle
• Mandantendaten – Name, Anschrift, Geburtsdatum, Schuldnerinformationen
• Gläubigerdaten – Firmenname, Forderungshöhe, Kontaktdaten
• E-Mail-Anhänge und Dokumente – durch Kanzleimitarbeiter hochgeladene Schreiben, Bescheide, Kontoauszüge
• Nutzungsdaten – IP-Adresse, Browsertyp, Seitenaufrufe, Zeitstempel
• Kommunikationsdaten – E-Mail-Versandprotokoll, Systembenachrichtigungen
• Integrierte E-Mail- und Dokumentendaten (Gmail, Google Drive) – E-Mail-Inhalte und Dateiinhalte, die Kanzleimitarbeiter über die Gmail- und Google-Drive-Integration in Felex.ai abrufen oder verarbeiten; Zugriff erfolgt ausschließlich auf Basis expliziter Nutzerautorisierung und beschränkt sich auf die vom Nutzer freigegebenen Scopes
• beA-Kommunikationsdaten – über die beA-Schnittstelle (bereitgestellt durch beA.expert) übermittelte und empfangene Schriftsätze, Bescheide und Korrespondenz mit Gerichten und Behörden; unterliegen der anwaltlichen Schweigepflicht gemäß § 203 StGB
• WhatsApp- und Chat-Kommunikationsdaten – Nachrichten, die über die WhatsApp Business API (Meta) oder den internen Felex.ai -Chat im Rahmen der Mandantenkommunikation übermittelt werden
• Zahlungs- und Finanzdaten – Zahlungsstatus, Transaktionsreferenzen und Rechnungsdaten über Stripe (Zahlungsabwicklung) und Qonto (Geschäftskonto-Integration); Zahlungsmitteldetails (Kartennummern o. ä.) werden ausschließlich durch Stripe verarbeitet und nicht durch Felex.ai gespeichert
• Anonymisierte Chat-Verlaufsdaten – Interaktionsinhalte aus dem internen Chat, die ohne Personenbezug, ohne Zeitstempel und ohne Nutzer-ID gespeichert und intern zur Qualitätsverbesserung und Modelloptimierung verwendet werden; eine Rückführung auf einzelne Personen ist technisch ausgeschlossen
• Anonymisierte Navigationsdaten – aggregierte Seitenaufruf- und Klickpfad-Daten zur Analyse des Nutzungsverhaltens; es werden weder IP-Adressen noch Nutzer-IDs noch Zeitstempel gespeichert; eine Zuordnung zu Personen ist technisch nicht möglich

Alle im Rahmen der Mandatsbearbeitung verarbeiteten Inhalte – insbesondere E-Mail-Anhänge und hochgeladene Dokumente – unterliegen der anwaltlichen Schweigepflicht gemäß § 203 StGB sowie § 43a BRAO und werden eingeholt da es für die gewünschten Features nicht anders geht.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Felex.ai verarbeitet personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung der Felex.ai -Plattform und Vertragserfüllung – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Authentifizierung via Google OAuth – Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. f DSGVO
• Bearbeitung außergerichtlicher Schuldenbereinigung (§ 305 InsO) – Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c DSGVO; § 3 BDSG
• Sicherheit und Betrugsprävention – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• E-Mail-Benachrichtigungen (Transactional) – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; § 257 HGB; § 147 AO
• Verarbeitung von E-Mail-Anhängen durch Kanzleimitarbeiter – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; § 203 StGB; § 43a BRAO
• Besondere Datenkategorien (Finanz-/Gesundheitsdaten) – Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO
• Beschäftigtendaten (Kanzleimitarbeiter) – § 26 Abs. 1 BDSG; Art. 88 DSGVO
• SCHUFA-Korrektur-Service – Art. 6 Abs. 1 lit. b; Art. 22 Abs. 2 lit. a DSGVO
• Zahlungsabwicklung (Stripe) und Geschäftskonto-Integration (Qonto) – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; ggf. PSD2
• Integration externer Dienste (Gmail, Google Drive, beA, WhatsApp) auf Basis expliziter Nutzerautorisierung – Art. 6 Abs. 1 lit. a, lit. b DSGVO
• Anonymisierte Chat-Logs für interne Qualitätssicherung und Modellverbesserung – kein Personenbezug; kein DSGVO-Anwendungsbereich (Erwägungsgrund 26 DSGVO)
• Anonymisiertes Navigations-Tracking und automatisches Nächste-Schritt-System – kein Personenbezug; kein DSGVO-Anwendungsbereich (Erwägungsgrund 26 DSGVO)

6. Datenweitergabe und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, wenn eine Einwilligung vorliegt, die Weitergabe zur Vertragserfüllung notwendig ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder ein berechtigtes Interesse vorliegt. Personenbezogene Daten werden zu keinem Zeitpunkt an Dritte verkauft.

Unter anderem sind folgende Auftragsverarbeiter eingesetzt:

• Jan-Felix Herbst (Autonomo, ES) – Betrieb, Entwicklung, Projektwartung; kein Drittanbieter
• Resend Inc., USA – transaktionaler E-Mail-Versand (Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)
• Google LLC, USA – OAuth 2.0 Authentifizierung (Standardvertragsklauseln)
• Meta Platforms Ireland Ltd., Irland – WhatsApp Business API für Mandantenkommunikation; Datenübermittlung in die USA auf Basis von Standardvertragsklauseln
• Google LLC / Google Ireland Ltd. – Gmail & Google Drive – optionale Integration für Kanzleimitarbeiter; Zugriff ausschließlich auf Basis expliziter OAuth-Autorisierung
• beA.expert (Rechtsanwaltskammer-Schnittstelle) – Intermediär für die Anbindung an das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) der BRAK; alle übertragenen Inhalte unterliegen § 203 StGB
• Stripe Payments Europe Ltd., Irland – Zahlungsabwicklung und Rechnungsmanagement
• Qonto SAS, Frankreich (EU) – Geschäftskonto-Integration für automatisierte Zahlungsabgleiche

Soweit Daten in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR übertragen werden, stützt Felex.ai sich auf Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

7. Anwaltliche Schweigepflicht und KI-Dienste (§ 203 StGB)

Felex.ai setzt für bestimmte Funktionen KI-gestützte Sprachmodelle ein, die über geprüfte Mechanismen dafür Sorge tragen dass Mandantendaten anonymisiert bleiben. Zum Schutz dieser Berufsgeheimnisse bestehen folgende Maßnahmen:

• Bei KI-Anfragen werden sensible Attribute gematcht und anonymisiert versendet, bei Eingang wieder deanonymisiert
• Für sensible Prozesse nutzt Felex.ai eigene lokale, zweckgebundene LLM-Lösungen
• Eine Verarbeitung oder Einsichtnahme in bereitgestellte Berufsgeheimnisse erfolgt ausschließlich, soweit dies zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Dienstleistungen erforderlich ist. Felex.ai führt keine Datenbank für Chatlogs oder anderweitige Aufzeichnungen zum Verbessern der eigenen KI-Lösungen falls nicht explizit mit der betreffenden Nutzerorganisation vereinbart.
• Vor einer erzwungenen Offenlegung aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Anordnung prüfe ich (Jan-Felix Herbst) Korrektheit des Anspruchs und informiere die betroffene Nutzerorganisation so zeitnah wie mir möglich ist.

8. Datensicherheit

• Verschlüsselung in der Übertragung: TLS 1.3
• Verschlüsselung im Ruhezustand: AES-256, einschließlich aller E-Mail-Anhänge und hochgeladener Dokumente
• Zugriff auf Mandantendaten ausschließlich auf expliziten Wunsch § 203 Abs. 3 StGB
• Rollenbasierte Zugriffsrechte mit Row-Level Security; Principle of Least Privilege
• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA); JWT-basierte Sessions mit kurzlebigen Tokens
• Vollständige Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse (Audit-Logs)

9. Datenisolation und Mandantentrennung

Jede Kanzlei erhält bei der Registrierung einen dedizierten Organisations-Space. Innerhalb eines Spaces können erweiterte Sichtbarkeits- und Berechtigungseinstellungen vorgenommen werden.

10. Integrierte externe Dienste

Google Mail & Calendar

Felex.ai bietet optionale Integrationen zu Googe-Services. Kanzleimitarbeiter können nach expliziter OAuth-Autorisierung E-Mails und Dokumente direkt in Felex.ai abrufen und verarbeiten / automatisch zuordnen lassen. Der Zugriff beschränkt sich strikt auf die vom Nutzer freigegebenen Scopes.

beA (Besonderes elektronisches Anwaltspostfach)

Die beA-Anbindung wurde primär über den Dienstleister beA.expert erprobt und ermöglicht den Versand und Empfang von Schriftsätzen über das beA der BRAK gemäß § 31a BRAO. Alle über beA übermittelten Inhalte unterliegen der anwaltlichen Schweigepflicht nach § 203 StGB. Weitere beA-Anbieter wie beA-Direkt oder beA-Expert sind ebenfalls nutzbar.

WhatsApp Business API und mehr

Felex.ai integriert die WhatsApp Business API für Mandantenkommunikation und Aktenmanagement, aber unterstützt auch zahlreiche weitere Dienste wie Calendly, AdvoAssist, Drebis, DATEV, Meta, Brevo, Placetel, Sipgate, uvm (mal sehen was noch kommt).

Stripe und Qonto

Felex.ai ist an Stripe (Zahlungsabwicklung) und Qonto (Geschäftskonto-Integration) angebunden. Integrationen verbundener Zahlungsdienstleister genießen unter meiner (Jan-Felix Herbst) Entwicklung aller größte Sorgfalt im Bezug auf Sicherheit.

11. Anonymes Navigations-Tracking und Nächste-Schritt-System

Felex.ai erfasst das Navigationsverhalten von Nutzern innerhalb der Plattform vollständig anonym und ohne Personenbezug:

• Es werden zu Sicherheitszwecken IP-Adressen gespeichert
• Tracking-Daten werden vollständig anonym behandelt und nur erhoben, wenn zwingend erforderlich
• Erfasste Daten liegen in aggregierter Form vor, Rückführung auf einzelne Personen ist technisch ausgeschlossen

12. Anonyme Chat-Logs und Systemverbesserung

Chat-Verläufe aus dem internen Felex.ai -Chat werden in anonymisierter Form ohne Personenbezug gespeichert. Vor der Speicherung werden sämtliche personenbeziehbaren Merkmale technisch entfernt.

Mandatsbezogene Inhalte und Berufsgeheimnisse nach § 203 StGB werden von dieser Anonymisierungsverarbeitung ausgenommen und nicht außerhalb des eigenen Nutzerhandelns für Systemverbesserungszwecke verwendet.

13. Speicherung und Löschung

Felex.ai speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

• Kontodaten – exakt bis zur Kontolöschung
• Mandanten- und Verfahrensdaten – 10 Jahre nach Verfahrensabschluss (§ 257 HGB, § 147 AO, anwaltliche Aufbewahrungspflicht) SOFERN das Geschäftsverhältnis nicht beendet wird. Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Daten zur Wahrung der gesetzlichen Pflichten aufzubewahren, nicht in meiner. Sofern Ihre Organisation kein Felex.ai Kunde mehr ist, erlischt das 10-Jährige Verwahrungsprivileg.
• E-Mail-Anhänge und hochgeladene Dokumente – 10 Jahre nach Mandatsabschluss (§ 203 StGB, § 50 BRAO, § 257 HGB) bei aktiver Nutzung von Felex.ai
• Nutzungs- und Zugriffslogs – Frei nach Bedarf, um bestmöglich Erfahrung zu sammeln
• Stripe-Zahlungsdaten – Zahlungsstatus, Transaktionsreferenzen: 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO) sofern eine aktive Nutzung von Felex.ai erfolgt
• Qonto-Kontobewegungsdaten – 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO), sofern Felex.ai Kunde
• WhatsApp- und Chat-Nachrichten (mandatsbezogen) – 10 Jahre nach Mandatsabschluss (§ 203 StGB, § 50 BRAO), sofern Felex.ai Kunde
• beA-Kommunikationsdaten – 10 Jahre nach Verfahrensabschluss (§ 50 BRAO, § 257 HGB), sofern Felex.ai Kunde
• Anonymisierte Chat-Logs und Navigationsdaten – Frei nach Bedarf, um bestmöglich Erfahrung zu sammeln; kein Personenbezug, kein DSGVO-Löschanspruch

Löschanträge richten Sie bitte per E-Mail an system@felex.ai mit dem Betreff „Datenlöschung – [Ihre E-Mail-Adresse]".

14. Informationspflicht bei Dritterhebung (Art. 14 DSGVO)

Mandantendaten werden in Felex.ai nicht direkt durch die betroffenen Personen, sondern durch Kanzleimitarbeiter eingegeben. Die nutzende Kanzlei ist verpflichtet, ihre Mandanten bei Beginn des Mandatsverhältnisses über die Datenverarbeitung in Felex.ai zu informieren und nicht umgekehrt.

15. Verarbeitung von Beschäftigtendaten (§ 26 BDSG)

Kanzleimitarbeiter, die Felex.ai nutzen, sind Beschäftigte im Sinne des § 26 Abs. 8 BDSG. Ihre Nutzungskonten, Zugriffsprotokolle und Aktivitätsdaten werden auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG und Art. 88 DSGVO verarbeitet.

16. Automatisierte Entscheidungen und SCHUFA-Korrektur (Art. 22 DSGVO)

Felex.ai bietet einen SCHUFA-Korrektur-Service auf Basis von BGH-Rechtsprechung und DSGVO-Betroffenenrechten an. Der Service wird ausschließlich auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung aktiviert. Sofern der Service in Felex.ai live geschaltet sein sollte werden etwaige Korrekturmaßnahmen vor Einreichung durch einen im Prozess ersichtlichen Partneranwalt geprüft und freigegeben. Dies erfolgt unter Wahrung von Transparenz und handelt sich um einen Service Dritter.

17. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) – Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden gespeicherten Daten
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO) – Recht auf Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO) – Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – Herausgabe Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format, SOFERN MÖGLICH
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) – Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen
• Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
• Automatisierte Entscheidungen (Art. 22 DSGVO) – Recht auf menschliche Überprüfung und Erläuterung
• Beschwerde (Art. 77 DSGVO) – Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Zuständige Aufsichtsbehörde: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI), Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, datenschutz.hessen.de

18. Cookies und Tracking

Felex.ai setzt technisch notwendige Cookies ein, um die Funktionsfähigkeit der Plattform sicherzustellen (z. B. Session-Token, CSRF-Schutz). Diese Cookies sind zur Nutzung des Dienstes erforderlich und werden ohne Einwilligung gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Jegliches Navigations-Tracking setzt keine Cookies und erfordert daher weder Einwilligung noch Cookie-Hinweis. Google-Nutzerdaten werden zu keinem Zeitpunkt für Werbe- oder Retargeting-Zwecke verwendet.

19. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO)

Die Felex.ai führt KEIN internes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten Ihrer Kanzlei! Detaillierte Auditprotokolle stehen berechtigten Organisationsnutzern zur Verfügung, NICHT aber mir (Jan-Felix Herbst).

20. Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO)

Für folgende Verarbeitungstätigkeiten wurde geprüft, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) erforderlich ist:

• KI-gestützte Dokumentenverarbeitung – DSFA wurde durchgeführt; Risiken durch VV, AVV, Inlandsverarbeitung und § 203 StGB-konforme Einbindung mitigiert
• SCHUFA-Korrektur-Service – DSFA wurde durchgeführt; Risiken durch Einwilligungserfordernis und obligatorische anwaltliche Freigabe mitigiert
• Automatisches Nächste-Schritt-System – vollständig anonymisierte Verarbeitung; DSFA-Pflicht entfällt gemäß Erwägungsgrund 26 DSGVO
• beA-Integration – DSFA wurde durchgeführt; Risiken durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gemäß BRAK-Standard und AVV mit beA.expert mitigiert

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Ich behalte mir vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der Rechtslage, der Plattformfunktionen oder behördlicher Anforderungen anzupassen. Bei wesentlichen Änderungen informiere ich registrierte Nutzer per E-Mail oder über Felex.ai .

22. Kontakt

Für alle Datenschutzfragen, Auskunftsersuchen oder Löschanträge wenden Sie sich bitte an:

Jan-Felix Herbst
Weitere Angaben siehe Impressum
E-Mail: system@felex.ai